Técnicas y herramientas

Reuniones productivas: antes, durante y después

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Antes: la preparación

Toda reunión debería poder responder a tres preguntas antes de convocarse: ¿qué decisión necesitamos tomar?, ¿quién es imprescindible?, ¿cuánto tiempo requiere de verdad? Si no hay decisión ni objetivo, no hay reunión: es un correo.

Envía el orden del día con antelación, con un tiempo estimado por punto y el nombre de quien lidera cada uno. Los asistentes deben llegar sabiendo qué se espera de ellos.

Durante: la dirección

Empieza a la hora, presenta el objetivo en una frase y respeta los tiempos de cada punto. Cuando la conversación se desvía, el moderador la devuelve: 'eso es interesante, pero lo anotamos para otra reunión'.

Las reuniones no terminan con conversaciones, terminan con decisiones. Cada punto debe cerrarse con un acuerdo explícito o con un responsable y una fecha.

Después: el cierre

Un acta breve (acuerdos, responsables y fechas, no una transcripción) se envía el mismo día. Sirve de memoria y de compromiso: lo que no está escrito tiende a no cumplirse.

Revisa también si la reunión debía existir: si dos reuniones seguidas no producen decisiones útiles, elimínala o reduce su frecuencia.

Lista previa antes de convocar

1. Define el objetivo

Escribe en una frase qué debe quedar decidido o acordado al salir.

2. Cuestiona la reunión

¿Se puede resolver con un correo, un documento o un mensaje? Si sí, no convoques.

3. Reduce la lista de invitados

Invita solo a quienes aportan o deciden; el resto recibe las notas después.

4. Pon tiempo a cada punto

Asigna minutos a cada tema del orden del día y avisa del más importante primero.

5. Comparte el orden del día

Envíalo con antelación para que nadie llegue a improvisar sobre el tema.

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